Erstellen und verwalten von Ressourcenpostfächern in Exchange Online (Office 365)

Ressourcenpostfächern ermöglichen es, einen Raum und/oder Geräte (z. B. Schreibtische oder Autos) für Termine zu buchen. Das ist sehr praktisch und hilfreich, um Missverständnisse und unproduktive Diskussionen zu vermeiden.

Raum- und Gerätepostfächer haben jeweils eigene Kalender, welche Sie selbstständig verwalten. Diese Kalender sind freigeben, um für alle Mitarbeiter einen Überblick über deren Verfügbarkeit zu geben. Die Mitarbeiter können entsprechend einfach nachsehen, ob das gewünschte Objekt in einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist oder ob es ein Kollege für diese Zeit bereits gebucht hat. Die Postfächer nehmen je nach Einstellung die Buchungen automatisch an oder lehnen diese ab, je nachdem, ob der Raum oder dar Schreibtisch verfügbar ist und ob alle eingestellten Voraussetzungen erfüllt sind. Auch ist es möglich einen Verwalter für die jeweilige Ressource zu bestimmen, welcher über die Buchung entscheiden kann.

Mögliche Voraussetzungen können beispielsweise diese sein:

  • Sie buchen einen Besprechungsraum für 13 Personen, jedoch hat dieser Raum nur eine Kapazität für 10 Personen. In dem Fall wird Ihre Buchung abgelehnt.
  • Ein weiteres Beispiel stellt die Buchung eines Schreibtisches dar, welcher für einen Zeitraum von 2 Tagen genutzt werden soll. Die Buchung wird nicht akzeptiert, weil die maximale Buchungsdauer für Schreibtische in Ihrer Firma 8 Stunden beträgt.

HXA Room Booking unterstützt die bereits durch Microsoft Exchange, Hosted Exchange, bzw. Exchange Online (Office 365) zur Verfügung gestellte Funktionalität und erweitert diese mit nützlichen Funktionen.

Ressourcenpostfächern ermöglichen es, einen Raum und/oder Geräte (z. B. Schreibtische oder Autos) für Termine zu buchen. Das ist sehr praktisch und hilfreich, um Missverständnisse und unproduktive Diskussionen zu vermeiden.

Raum- und Gerätepostfächer haben jeweils eigene Kalender, welche Sie selbstständig verwalten. Diese Kalender sind freigeben, um für alle Mitarbeiter einen Überblick über deren Verfügbarkeit zu geben. Die Mitarbeiter können entsprechend einfach nachsehen, ob das gewünschte Objekt in einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist oder ob es ein Kollege für diese Zeit bereits gebucht hat. Die Postfächer nehmen je nach Einstellung die Buchungen automatisch an oder lehnen diese ab, je nachdem, ob der Raum oder dar Schreibtisch verfügbar ist und ob alle eingestellten Voraussetzungen erfüllt sind. Auch ist es möglich einen Verwalter für die jeweilige Ressource zu bestimmen, welcher über die Buchung entscheiden kann.

Mögliche Voraussetzungen können beispielsweise diese sein:

  • Sie buchen einen Besprechungsraum für 13 Personen, jedoch hat dieser Raum nur eine Kapazität für 10 Personen. In dem Fall wird Ihre Buchung abgelehnt.
  • Ein weiteres Beispiel stellt die Buchung eines Schreibtisches dar, welcher für einen Zeitraum von 2 Tagen genutzt werden soll. Die Buchung wird nicht akzeptiert, weil die maximale Buchungsdauer für Schreibtische in Ihrer Firma 8 Stunden beträgt.

HXA Room Booking unterstützt die bereits durch Microsoft Exchange, Hosted Exchange, bzw. Exchange Online (Office 365) zur Verfügung gestellte Funktionalität und erweitert diese mit nützlichen Funktionen.

In diesem Beitrag werden wir uns die Konfiguration in Office 365 Exchange Online ansehen und auf damit verbundene Besonderheiten eingehen.

Damit Sie diese Funktionen verwenden können, ist es erforderlich, dass zuerst die notwendigen Ressourcenpostfächer in Microsoft Exchange Online als Globaler Administrator oder Company Administrator angelegt werden.